Бизнес ассистент/Помощник руководителя

О нас:

Компания НКК приглашает в свою команду системного, проактивного и внимательного к деталям Бизнес-ассистента. Вы станете правой рукой руководителя, обеспечите бесперебойную работу его личного графика, поможете в управлении офисными процессами и возьмете на себя решение сложных организационных задач.

Чем предстоит заниматься:

1. Администрирование и документооборот:

• Работа с электронными системами (Контур.Диадок, CRM Битрикс24): подготовка, отправка и контроль подписания документов, ведение реестров.
• Обработка общих почтовых ящиков компании (работа с несколькими юр. лицами), составление претензий и деловых писем.
• Регистрация корреспонденции, контроль сроков исполнения поручений.
• Протоколирование встреч, участие в еженедельных планерках, разработка и актуализация регламентов по документообороту.
• Ответы на звонки инвесторов,партнеров. Звонки инвесторам и партнерам с напоминанием о выплате/пролонгации договоров.

2. Организационная поддержка руководителя:

• Ведение и оптимизация календаря Генерального директора: планирование, оперативный перенос встреч, исключение наложений.
• Организация совещаний: бронирование переговорных, планирование в Zoom, подготовка материалов, оповещение участников.
• Решение рабочих и личных поручений руководителя.

3. Управление офисом и АХО:

• Обеспечение ежедневной комфортной работы офиса (встреча гостей, контроль клининга, взаимодействие с арендодателем и службой эксплуатации).
• Координация переездов офиса: логистика, работа с подрядчиками, инвентаризация.
• Закупка канцелярии, мебели, техники, продуктов (в т.ч. крупным объемом).

4. Закупки, бюджет и корпоративная жизнь:

• Оформление заявок на оплату, контроль оплат, отправка платежных поручений.
• Контроль бюджета офисных расходов.
• Организация корпоративных мероприятий, закупка полиграфии, согласование смет и рассылка подарков сотрудникам (в т.ч. в регионы).
• Администрирование корпоративных порталов, создание контента (в т.ч. с помощью нейросетей/ИИ).

Наши требования к кандидату:

• Образование: Высшее. Экономическое или финансовое образование будет вашим весомым преимуществом (приоритетом).

Hard Skills:

• Профессиональное владение MS Excel (сводные таблицы, ВПР, сложные формулы, умение сводить бюджеты и аналитические отчеты).
• Уверенное знание и опыт работы в CRM Битрикс24.
• Опыт работы в системах ЭДО (Контур.Диадок).

Soft Skills:

• Отличные навыки деловых переговоров, грамотная устная и письменная речь, умение аргументировать и договариваться с подрядчиками и партнерами.
• Высокая стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности и жестких дедлайнов.
• Системность, проактивность, умение предугадывать желания руководителя и работать на опережение.

Мы предлагаем:

• Комфортный офис в удобной локации.
• Возможность напрямую общаться с первыми лицами компании, масштабировать свой опыт и реализовывать сложные проекты.

Место работы: